Facility Management: Fallstudie Öffentliche Verwaltung

Zielformulierung dieses E-Books

Die Ihnen hier vorliegende Lektion hat zum Ziel, Ihnen am Praxisbeispiel einer deutschen Großstadt aufzuzeigen, welche Überlegungen ursprünglich zur Neustrukturierung der Immobilienwirtschaft geführt haben, welche Aufgaben- und Verwaltungsbereiche in die Überlegungen eingebunden werden mussten und wo die wesentlichen Problemstellungen lagen und liegen.

Ziel dieser Lektion ist es, Ihnen neben den umfangreichen rechtlichen und fachlichen Grundlagen der anderen Lektionen praktische Ideen und Lösungen aufzuzeigen, die Sie bei der Planung und Umsetzung einer Neustrukturierung der kommunalen immobilienwirtschaftlichen Aufgaben unterstützen können.

Kommunale Gebäude- oder Immobilienwirtschaft ist ein Aufgabenfeld, das viele Gemeinden erst zu Beginn des 21. Jahrhunderts als wesentliches Geschäft der Kommunalverwaltung erkannt haben. Der Grund hierfür liegt weniger in der Erkenntnis, mit der Bewirtschaftung der Immobilie ein strategisch wichtiges Feld zu bestellen, das unmittelbare Auswirkung auf das Verhältnis Kommune/Bürger hat, sondern vielmehr in der zunehmend angespannten Haushaltslage, in der sich viele Kommunen befinden.

Die Gebäude- oder Immobilienwirtschaft war in der Vergangenheit aber auch deshalb kaum im Fokus der kommunalpolitischen Betrachtung, weil die durch sie Jahr für Jahr entstandenen Ausgaben nicht transparent gemacht wurden. Dies hängt ganz wesentlich mit den Strukturen des kommunalen Haushaltswesens zusammen.

Inhaltsverzeichnis

Zielformulierung 6

1 Kommunales Haushaltswesen 7
1.1 Kameralistik 7
1.2 Doppik 9
1.3 Das Neue Kommunale Finanzmanagement 10
 
2 Organisation der Kommunalverwaltung 12
2.1 Bisher übliche kommunale Organisationsstrukturen am Beispiel der Stadt Hagen 12
2.2 Verwaltungsstrukturreform durch Neues Steuerungsmodell 13
2.2.1 Prinzipien des Neuen Steuerungsmodells 13
2.2.2 Gebäudewirtschaft im Neuen Steuerungsmodell 15

3 Kommunale Immobilien-/Gebäudewirtschaft 17
3.1 Ansätze zur Optimierung 17
3.2 Arten kommunaler Immobilien 18
3.2.1 Verwaltungsgebäude 19
3.2.2 Wohn- und Geschäftsgebäude 19
3.2.3 Sonderbauten 20
3.3 Verbreitete Defizite in der kommunalen Immobilienwirtschaft 20
3.3.1 Dezentrale Organisation 20
3.3.2 Fehlende Kostentransparenz und Kennzahlen 23
3.4 Aktionsfelder für Optimierungen 24

4 Fahrplan zur Neustrukturierung der kommunalen Gebäudewirtschaft 25
4.1 Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt) 25
4.2 Grundvoraussetzungen 25
4.3 Optimierung in der Organisation 26
4.3.1 Gebäudeinformationssystem 26
4.3.2 Zentrale Organisationseinheit/dezentrale Ressourcenverantwortung 29
4.3.3 Organisationsvarianten zur Umsetzung 31

5 Organisationsmodelle für eine kommunale Gebäudewirtschaft 33
5.1 Mieter-Vermieter-Modell 33
5.2 Eigentümer-Modell 34
5.3 Vor- und Nachteile der Modelle 35
5.3.1 Das Vermieter-Mieter-Modell 35
5.3.2 Das Eigentümer-Modell 35
5.4 Bewertung der Modelle 36

6 Mögliche Rechtsformen für die kommunale Immobilien-/Gebäudewirtschaft 37
6.1 Regiebetrieb 37
6.2 Eigenbetrieb oder eigenbetriebsähnlicher Betrieb 37
6.2.1 Eigenbetrieb mit Sondervermögen 39
6.2.2 Eigenbetrieb ohne Sondervermögen 39
6.3 Anstalt öffentlichen Rechts 40
6.3.1 Steuerungsmöglichkeit 40
6.3.2 Wirtschaftlichkeit 41
6.3.3 Steuerpflicht 42
6.3.4 Grundstücksübertragung 43
6.3.5 Personalübertragung 43
6.4 Privatrechtliche Organisationsform (GmbH) 45
6.4.1 GmbH als Besitzgesellschaft 46
6.4.2 GmbH als Betriebsgesellschaft 47
6.4.3 GmbH mit privater Beteiligung 47
6.5 Bewertung der Rechtsformen 48

7 Optimierungsmöglichkeiten in der Bewirtschaftung bebauter Immobilien 50
7.1 Technische Gebäudewirtschaft 50
7.1.1 Bauunterhaltung 51
7.1.2 Energiemanagement 52
7.2 Infrastrukturelle Gebäudewirtschaft 55
7.2.1 Hausmeisterdienst 55
7.2.2 Wach- und Schließdienst 60
7.2.3 Gebäudereinigung 61
7.2.4 Außenpflege/Winterdienst 62
7.2.5 Sonstige infrastrukturelle Leistungen 62
7.2.6 „Make or buy“ bei infrastrukturellen Leistungen 63
7.3 Kaufmännische Gebäudewirtschaft 66

8 Optimierungsmöglichkeiten im Bereich unbebauter Immobilien 67
8.1 Ermittlung der Flächendaten und Erstellung einer systematischen Übersicht 67
8.2 Bewertung von Immobilien (unbebaut und bebaut) 67
8.2.1 Vergleichspreise 68
8.2.2 Sachwertverfahren 69
8.2.3 Ertragswertverfahren 71
8.2.4 Zusammenfassung 72
8.3 Erstellung eines Nutzungskonzepts 73

9 Weitere Optimierungsansätze 75
9.1 Benchmarking im kommunalen Bereich 75
9.2 Auslastung kommunaler Immobilien 76
9.3 Strategische Standortplanung 77

Zusammenfassung 81
Übungsaufgaben 82
Lösungen 84
Literaturverzeichnis 88

Zusammenfassung des E-Books

Zehn Kriterien zur Entscheidungsfindung „make or buy":

• Ist die vom Hausherrenamt/Fachbereich nachgefragte immobilienwirtschaftliche Leistung tatsächlich erforderlich?
• Ist die vom Hausherrenamt/Fachbereich nachgefragte immobilienwirtschaftliche Leistung dauerhaft erforderlich oder handelt es sich um einen kurzfristigen/einmaligen Bedarf?
• Sind beim vorhandenen Personal der Gebäudewirtschaft Qualitäten und Kapazitäten vorhanden, um die Leistung zu erbringen?
• Können vorhandene Personalkapazitäten entsprechend qualifiziert werden?
• Wird eine „vergleichbare" Dienstleistung bereits im Bereich des Konzerns Stadtverwaltung erbracht, gibt es also einen internen Dienstleister?
• Wie hoch wären die Kosten der Leistung, wenn sie vom internen Dienstleister eingekauft würden?
• Wird die nachgefragte Leistung von privaten, externen Dienstleistern angeboten?
• Wie hoch wären die Kosten der Leistung, wenn sie vom externen Dienstleister eingekauft würden?
• Sind die vorliegenden eigenen „Kosten" tatsächlich vollständig, um sie mit den Kosten interner oder externer Dienstleister zu vergleichen?
• Falls die Leistung weder von einem internen noch von einem externen Dienstleister wirtschaftlich erbracht werden kann, gibt es Möglichkeiten, die notwendigen Personalkosten einzuschränken, indem das erforderliche Personal befristet, über Zeitarbeit, über eine zweite Lohnebene oder über eine Qualifizierungsgesellschaft beschäftigt wird?