Neue Regeln für den Einkauf: Optimiertes Beschaffungsmanagement

Zielformulierung dieses E-Books

Krankenhäuser in Deutschland stehen in einem Spannungsfeld, das geprägt ist von zunehmendem Kostendruck und immer schärferem Wettbewerb. Aufgrund des demografischen Wandels der Gesellschaft steigt der Bedarf an Versorgungsleistungen. Parallel dazu erwachsen aus innovativen Entwicklungen in der Medizin neue diagnostische und therapeutische Möglichkeiten. Doch die verfügbaren Ressourcen sind kostbar – nirgends und nie ist ihr Einsatz unbeschränkt möglich.

Mit der Frage, wie die verfügbaren Ressourcen sowohl human als auch effizient und ökonomisch einzusetzen sind, ist das Management von Krankenhäusern täglich konfrontiert. Die Suche nach Einsparpotenzialen zieht sich wie ein roter Faden durch die Diskussion – und verdichtet sich bei der Frage nach dem Beschaffungsmanagement zu einem Knoten.

In Einkauf und Beschaffung steckt nach Meinung vieler Experten ein hohes Rationalisierungspotenzial, das es zu nutzen gilt. HELIOS gehört im Beschaffungsmanagement mit seinem HELIOS-Konzept Einkauf zu den Vorreitern der Branche. Neue Wege der Zusammenarbeit zwischen Ärzten, Einkauf und Industrie wurden gefunden – und permanent weiterentwickelt. Kosten werden hier exakt analysiert und zugeordnet.

In dieser Lektion wollen wir deshalb – nicht wissenschaftlich fundiert, sondern aus unserer Sicht – beschreiben, welche Verbesserungsmöglichkeiten es im Klinikeinkauf gibt, wo Grenzen zu beachten sind und was es bei der Implementierung neuer Wege zu beachten gilt. Sie finden Anregungen für die Analyse des Istzustandes in ihren Einrichtungen und Wegweiser zu einem integralen Beschaffungsmanagement. Sie finden Aufgabenstellungen, die Ihnen das Etablieren interner und externer Strukturen für ein optimiertes Einkaufsmanagement erleichtern.

Was Sie nicht finden werden, ist ein Patentrezept. Denn jedes Krankenhaus und jeder Konzern muss seine eigene Lösung finden, die sich an der Philosophie, der Zielsetzung und dem Status der Einrichtung(en) orientiert. Vielmehr zeige ich Ihnen, welche Schritte die HELIOS-Kliniken unternommen haben, um den gegenwärtigen und künftigen Anforderungen gerecht zu werden. Sie sind eingeladen, uns auf unserem Weg zu einer tiefen Integrationslösung zu folgen.

Inhaltsverzeichnis

Zielformulierung

1 Wie der Klinikeinkauf funktioniert(e) 7
1.1 Der Umgang mit Ressourcen 7
1.2 Paradigmenwechsel 8
1.3 Spagat zwischen Qualität und Ökonomie 9
2 Trends und neue Wege 11
2.1 Zukunftssicherung der Kliniken 11
2.2 Von der Einkaufskooperation zum integralen Beschaffungsmanagement 13
2.3 Gibt es DIE Methode zum richtigen Beschaffungsmanagement? 16

3 Entwicklung einer Einkaufsstrategie 19
3.1 Interne Voraussetzungen als Basis 19
3.2 Festlegung übergeordneter Ziele 21
3.3 Einflussnahme Dritter verhindern 23
3.4 Beschaffung als Managementaufgabe begreifen 24
3.5 Kommunikation und Integration der Beteiligten 25

4 Organisation des Einkaufs 28
4.1 Koordinierung und Steuerung 28
4.2 Medizinische Qualität definieren 31
4.3 Standardisierung und Bündelung der Einkaufsvolumina –der Warengruppenkatalog 32
4.4 Die Warengruppen- und Einkaufsstrategie 34
4.5 Arbeitsteilung und Kompetenzsteigerung 35
4.6 Die IT- und EDV-Architektur 36
4.7 E-Procurement 37
4.8 Logistik und Lagerhaltung 39

5 Das Management der Lieferantenbeziehung 45
5.1 HELIOS-Geschäftspartner 45
5.2 „HELIOS Partner Rating“ 46
5.3 Geschäftspartnerschaft im Wandel 47

6 Einkauf als intelligentes Beschaffungsmanagement 50
6.1 Den Wandel aktiv gestalten 50
6.2 Das lernende System 50

7 Ausblick 53

Zusammenfassung 55
Übungsaufgaben 57

Zusammenfassung des E-Books

Auch wenn in den letzten zehn Jahren Krankenhäuser ihren Einkauf reorganisiert haben und Investitionen in moderne IT tätigten, besteht bei der Mehrheit der Krankenhäuser noch Optimierungsbedarf, wenn es um die Effizienz des Klinikeinkaufs geht. Denn die Konzentration im Klinikmarkt wie auch Einkaufskooperationen führen zwar zu einer Konsolidierung von Einkaufsvolumina, und die Einführung von Managementmethoden verbessern zwar Teilbereiche des Einkaufs. Doch nach wie vor ist die Beschaffung im Krankenhaus häufig noch durch überkommene ineffiziente Strukturen gekennzeichnet und durch Einkaufsentscheidungen ohne Gesamtkonzept geprägt.

Statt einzelner punktueller Verbesserungen ist ein Paradigmenwechsel gefordert, durch den Abläufe im Klinikeinkauf in ihrer Gesamtheit betrachtet werden und bestehende Strukturen und Denkmuster in Bewegung geraten. Effizienzsteigerung heißt allerdings nicht Sparen um jeden Preis, Qualität muss stets die wichtigste Prämisse der Patientenversorgung bleiben und mit wirtschaftlicher Vernunft in einem ausgeglichenen Verhältnis stehen.

Am Beispiel der Klinikkette HELIOS wird der Weg des integralen Beschaffungsmanagements aufgezeigt, da er eine zukunftsfähige Perspektive bietet. Dieses Handlungskonzept folgt einer Zielformulierung, die sich an der Vision der Klinik orientiert. Ausgangspunkt der Strategieentwicklung ist eine genaue Datenerhebung des Istzustands. Missstände und Probleme werden systematisch gesammelt und finden ihre Lösung im Entwurf eines alternativen Handlungskonzepts. Eine klare Einkaufsstrategie liefert klare Vorgaben für die Beteiligten: Jede ungewollte Einflussnahme Dritter – seien es Lieferanten, Sponsoren oder Industrievertreter – auf Entscheidungsprozesse wird unterbunden. Mit allen Beteiligten und für alle Beteiligte werden Aufgaben, Verantwortungsbereich, Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander genau definiert. Klinikextern findet dieses Vorgehen seinen Niederschlag im Management der Lieferantenbeziehungen.

HELIOS begreift seine Lieferanten als Geschäftspartner. Beide Seiten müssen Anforderungen erfüllen, um die bestehenden Geschäftsbeziehungen wertschöpfend zu optimieren. Ein klares Anforderungsprofil für beide Seiten fließt in das „HELIOS Partner Rating“ ein. Besonders gute Dienstleistungen werden im Rahmen des „HELIOS Partner Awards“ ausgezeichnet. Ratingergebnisse sind eine wichtige Orientierung bei der Gestaltung der weiteren Zusammenarbeit.

Bei der Kliniklogistik sind neben direkten Kostenvorteilen die Faktoren Versorgungsqualität und Zeitersparnis für das Personal wichtig. Modelle aus der Industrie, z. B. Konsignationsläger, Lieferanten-Logistik-Zentren oder die Just-in-time-Belieferung sind prinzipiell auf Krankenhäuser übertragbar, der Nutzen ist jedoch sehr genau für die eigene Kliniksituation zu prüfen.

Im Kontext der Einkaufsoptimierung hat das Schlagwort E-Procurement einen hohen Stellenwert. Allerdings ist es allein noch kein Erfolgsrezept. Erst eine damit verbundene umfassende hausinterne Reorganisation des Beschaffungsprozesses und der Beschaffungsstrukturen sorgt für optimale Prozesse in der Klinik. Dazu gehört auch die Personalqualifizierung. Erst hausintern optimierte Prozesse und standardisierte Warengruppen plus qualifizierte Mitarbeiter plus E-Procurement mit einer tiefen Integration der Geschäftspartner sind eine Basis für nachhaltigen Erfolg und höhere Wettbewerbsfähigkeit.

Die Umsetzung der Strategie fordert echte Managementqualitäten, denn halbherzige Kompromisse und Minimallösungen scheitern und erschweren zudem auch jeden späteren Veränderungsprozess. Darüber hinaus gilt es, eine lernende, flexible Einkaufsorganisation zu schaffen, die sich auf Veränderungen von außen wie auch auf Veränderungen der inneren Struktur rasch einstellen kann.

Für die Umsetzung eines strategischen Konzepts zur Optimierung des Einkaufs ist ein konsequent verfolgter Masterplan wichtig, bei dem alle verbesserungswürdigen Punkte auch tatsächlich abgearbeitet werden. Flankiert durch ein zuverlässiges Controlling ermöglichen die Veränderungen allen Beteiligten ein Lernen im Prozess und schaffen zugleich eine Grundlage für die allgemeine Akzeptanz des Wandels.